SESI Viva+ está pronto para auxiliar empresas com a guarda digital de documentos de SST

Plataforma online do SESI para gestão em SST pode ajudar gestores a atenderem as novidades trazidas pela Portaria nº 211 e migrarem a gestão dos documentos do formato analógico para arquivos digitais

Desde 12 de abril, as empresas brasileiras podem recorrer à modernidade das tecnologias digitais para armazenar documentos relacionados à saúde e segurança no trabalho (SST). As regras para a guarda eletrônica do conjunto de arquivos foram definidas pela Portaria no 211 do Ministério da Economia e devem dinamizar uma parte sensível da gestão de empresas de todos os portes. A novidade fará com que empresas precisem adequar alguns processos internos e o SESI Viva+ está pronto para auxiliá-las na adequação.    

A portaria estabelece prazos para que as empresas migrem do atual formato analógico, que obriga a guarda dos arquivos em papel, para o digital. A migração ainda é facultativa, mas a assinatura, a guarda e a apresentação de documentos à fiscalização em formato digital se tornará obrigatória em cinco anos, para microempresas e empreendedores individuais; 3 anos, para empresas de pequeno porte; e dois anos para as demais. É importante lembrar que os prazos legais para armazenamento dos arquivos não foram alterados.    

Segundo o gerente-executivo de Saúde e Segurança na Indústria do Serviço Social da Indústria (SESI), Emmanuel Lacerda, a portaria é um importante avanço ao possibilitar às empresas recorrer a novas tecnologias para terem maior eficiência, simplificarem de processos e reduzir custos na administração de seus arquivos. “A guarda digital dos documentos de SST contribui para a melhoria na gestão de programas legais e maior segurança para as empresas. O SESI Viva+ já foi concebido com essas premissas”, afirma.    

Hoje, as empresas são obrigadas a armazenar um conjunto de documentos em papel, por prazos superiores a 20 anos. São laudos, atestados de saúde ocupacional, análises de segurança do ambiente de trabalho, programas de gestão de risco, planos de prevenção de acidentes, entre outros. Há casos como o do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) no qual, devido a uma simples alteração no ambiente de trabalho, como uma mudança no quadro de funcionários da empresa, é preciso reimprimir todo o documento, que chega a ter 50 páginas.

"A guarda digital dos documentos de SST contribui para a melhoria na gestão de programas legais e maior segurança para as empresas. O SESI Viva+ já foi concebido com essas premissas”, Emmanuel Lacerda, gerente-executivo de Saúde e Segurança do SESI

Com a nova regra, esse processo se torna mais dinâmico. Com o PPRA digitalizado, a alteração poderá ser realizada num ambiente virtual. Para validar a nova versão, bastará que os gestores responsáveis a assinem com seus certificados digitais. O mesmo vale para laudos do Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, que precisam ser atualizados periodicamente. A partir de agora, bastará armazenar o histórico dos laudos em suas versões digitais validadas eletronicamente.    

Além de reduzir o espaço físico necessário para a guarda dos documentos – a maioria precisa ser armazenada por, pelo menos, 20 anos –, a nova medida traz diversas vantagens para as empresas na gestão em SST. Entre elas, a simplificação de processos e maior agilidade na organização dos diversos documentos que devem ser mantidos pelas empresas. Outros avanços são a maior segurança na preservação dos documentos arquivos decorrentes da guarda em formato digital e a rapidez no acesso à documentação, em casos de fiscalização.

GESTÃO EM SST – Lançado em 2018, o SESI Viva+ é uma plataforma online que reúne, num ambiente único, um conjunto de ferramentas e programas que permitem às empresas atender as demandas legais na área de saúde e segurança do trabalho. Além disso, também estão disponíveis canais de relacionamento para gestores das empresas com seus trabalhadores para os para auxiliar com ações na melhoria da gestão em SST e na construção de um ambiente mais seguro e saudável.    

Lacerda conta que toda a plataforma do SESI Viva+ está completamente compatível com o padrão de certificação digital da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Assim, bastará que os gestores responsáveis das empresas tenham seus certificados digitais para a validação dos documentos. Na prática, explica, os certificados digitais têm o mesmo valor que a assinatura manual e o carimbo que devem constar de cada versão dos documentos de SST.

PROPOSTA DA CNI – A permissão para a assinatura e o armazenamento digital de documentos relacionados a saúde e segurança do trabalho está entre o conjunto de propostas encaminhadas pela Confederação Nacional da Indústria (CNI) aos candidatos à Presidência da República, em 2018. As medidas foram distribuídas entre 42 cadernos temáticos, contendo ações concretas para melhorar as condições produtivas e o ambiente de negócios do país. A possibilidade de guarda eletrônica figura do documento Modernização previdenciária e da segurança e saúde no trabalho: Ações para avançar.